Weniger Handarbeit,
mehr Freiraum für das Wesentliche.
Viele Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren — Anfragebearbeitung, Dokumentenversand, Datenpflege. Wir schauen uns gemeinsam an, wo das bei Ihnen Sinn macht, und setzen es dann um.
* Alle Kennzahlen sind Richtwerte auf Basis bisheriger Projekte. Individuelle Ergebnisse variieren je nach Unternehmen, Prozessstruktur und Ausgangssituation.
Das Problem ist selten die Technologie.
Viele Agenturen reden über KI, ohne die Prozesse dahinter zu verstehen. Viele Entwickler bauen technisch gute Lösungen für das falsche Problem.
Die klassische Agentur
Präsentiert Strategiepapiere und Buzzwords. Versteht aber weder die Fachprozesse noch die technische Umsetzung. Das kostet Zeit und Geld, ohne messbare Wirkung.
Der reine Entwickler
Baut technisch sauber — aber oft ohne Blick auf den Geschäftszweck. Die Lösung funktioniert, löst aber nicht das eigentliche Problem.
Wir verbinden beides.
Betriebswirtschaftlicher Hintergrund trifft auf echte Coding-Praxis. Wir verstehen, wo sich Automatisierung rechnet — und setzen sie dann direkt um. Ohne Umwege.
Unsere Leistungen im Überblick.
Von der Analyse bis zur Umsetzung — alles aus einer Hand, ohne Mittelsmänner.
Prozessanalyse & KI-Strategie
Wir schauen uns Ihre Arbeitsabläufe an und identifizieren, wo Automatisierung wirklich Zeit und Geld spart. Das Ergebnis ist ein konkreter Plan, keine Präsentation.
- Prozess-Mapping & Schwachstellenanalyse
- Wirtschaftlichkeitsbetrachtung pro Automatisierung
- Priorisierter Umsetzungsplan
KI-Agenten & Assistenten
Individuelle GPT- und Claude-Integrationen, die auf Ihre internen Daten, Dokumente und Abläufe zugreifen können — datenschutzkonform und ohne Standardlösungen von der Stange.
- RAG-Systeme mit eigenen Wissensdatenbanken
- API-Anbindung an interne Tools
- Datenschutz-konforme Architektur
Workflow-Automatisierung mit n8n
n8n-Automatisierungen und API-Verbindungen, die Ihr CRM, Ihre Tools und Ihren Arbeitsablauf miteinander verbinden — damit Informationen automatisch dort landen, wo sie gebraucht werden.
- n8n Flows & Zapier-Alternativen
- CRM / ERP / Sales-Funnel-Integration
- Echtzeit-Monitoring & Alerting
KI-Schulung & Einführung
Ihr Team lernt, KI-Tools sinnvoll im Arbeitsalltag einzusetzen. Praxisnah, konkret auf Ihre Workflows abgestimmt — nicht nur Theorie.
- Prompt-Engineering Workshops
- Tool-Onboarding & SOP-Erstellung
- Laufende Begleitung & Optimierung
Konkrete AI Use Cases für Ihre Branche
Wir bauen keine theoretischen Spielereien, sondern kaufmännisch messbare Automatisierungen. Erleben Sie, wie KI Ihren Arbeitsalltag revolutioniert.
Notdienst-Vortriage & Befund-Assistent
Vermeiden Sie Telefon-Warteschlangen bei Rohrbrüchen und Heizanlagen-Ausfällen. Die KI regelt die Dringlichkeitsbewertung und Technikerdispo über WhatsApp. Vor Ort diktiert Ihr Monteur den Befund — das System generiert direkt die Rechnung fürs ERP.
- WhatsApp-Notdienst-Bot: Erfasst Schadensbilder per Foto, stuft Dringlichkeiten ein und trägt Nottermine im passenden Monteurskalender ein.
- Diktat-Befundung: Der Techniker spricht Arbeitszeiten und getauschte Teile ein. Das System erzeugt fertige Rechnungsentwürfe direkt im ERP.
Kalkulation auf Freihandskizzen & Beleg-Matching
Sparen Sie Stunden beim Vorkalkulieren auf Basis unleserlicher Kundenzeichnungen. Hochgeladene Skizzen werden eingelesen und sofort mit ERP-Preisen und Holzlagerbeständen abgeglichen.
- Freihand-Skizzen-Analyzer: Liest Abmessungen und Materialien aus Zeichnungen aus und listet Holzstärken und Zubehör auf.
- Automatisches Beleg-Matching: Gleicht einkommende Holzlieferantenscheine mit Kundenprojekten ab und warnt bei Preisabweichungen.
Ausschreibungs-Analyse & VDE-Prüfprotokolle
Vermeiden Sie Haftungsrisiken und stundenlanges Formularausfüllen. Unsere KI liest komplexe Messdaten ein und beurteilt lange Ausschreibungsdokumente nach Risikoabschnitten.
- VDE-Protokoll-Filler: Übersetzt rohe Testergebnisse von Messgeräten in normgerechte, strukturierte PDF-Sicherheitsnachweise.
- Tender Scanner: Durchforstet 100-seitige öffentliche Leistungsverzeichnisse in Sekunden nach Haftungsrisiken und fehlenden Kostenstellen.
| Material | Menge | Dim (mm) |
|---|---|---|
| Eiche Leimholz | 2 Stk. | 1800 x 600 x 27 |
| MDF weiß | 4 Stk. | 900 x 450 x 19 |
| Schubladenschiene | 4 Sätze | Länge 450 |
Heil- & Kostenplan-Checker & Risikofilter
Entlasten Sie Ihr Empfangsteam von langwieriger Korrespondenz. Die KI liest einkommende Krankenkassengenehmigungen aus, erkennt sofort Differenzen zum ursprünglichen Plan und warnt bei Patientendaten vor Risiken.
- HKP-Abgleicher: Überprüft Zusagen der Kasse gegen den Behandlungsplan und entwirft bei Lücken sofort eine verständliche Patientenaufklärung.
- Risiko-Onboarding: Scannt digitale Anamnesebögen vor dem Behandlungstermin nach Kreuzallergien oder Gerinnungshemmern.
Zuweiser-Briefing & Diktat-zu-Bericht
Reduzieren Sie die Schreibarbeit von Radiologen und Chefärzten. Die KI fasst langwierige Vorbefunde und Überweisungsschreiben übersichtlich zusammen und formuliert Sprachaufzeichnungen direkt in fertige Arztberichte.
- Briefing-Synthese: Aggregiert Vorbefunde, OP-Meldungen und MRI-Reports zu einem 3-Zeilen-Briefing für die Vorbereitung.
- DSGVO Diktat-Übersetzer: Wandelt gesprochene Sätze in strukturierte Arztbriefe nach DIN-Norm um und ordnet passende ICD-10 Codes zu.
Shift-Cover Automation & Dokumentenwächter
Automatisieren Sie die Dienstplan-Neubesetzung bei Krankheitsfällen. Keine nächtlichen Telefonate der Pflegedienstleitung mehr. Die KI kontaktiert freie Kräfte regelkonform per WhatsApp und prüft Ruhezeiten.
- WhatsApp-Dienstverteiler: Schreibt bei Ausfällen automatisch pflegerrechtlich passendes Personal an und verbucht die Zusage im Dienstplaner.
- Pflegebericht-Prüfer: Durchsucht tägliche Pflegeeinträge nach fehlenden Wundberichten oder fehlerhaften Medikamentendokumentationen.
DATEV-Vorkontierung & Fristenüberwachung
Eliminieren Sie manuelle Buchungserfassung und Fristenzettel. Unsere KI sortiert einkommende Belege vor, weist Buchungskonten zu und scannt Steuerbescheide automatisch nach behördlichen Einspruchsfristen.
- DATEV-Vorbereiter: Erkennt Lieferant, Bruttobetrag, Umsatzsteuersatz und schlägt Buchungscodes (z.B. SKR03/04) für den Export vor.
- Fristenwächter: Überwacht Ihre Postbox im Steuerportal, liest Fristen aus Bescheiden aus und trägt Kanzlei-Erinnerungen ein.
Depotbeleg-Konsolidierung & KYC Audits
Sparen Sie Zeit beim Erfassen von unstrukturierten Quartals- und Jahresberichten. Die KI aggregiert Transaktionen, Depotwerte und ausländische Quellensteuern von über 10 Privatbanken in ein einheitliches Dashboard.
- Depotbeleg-Aggregator: Liest PDF-Depotauszüge unterschiedlicher Bankinstitute ein und überführt sie in ein strukturiertes Portfolio-Ledger.
- KYC & AML Screening: Automatische Analyse eingereichter Kundendokumente und Abgleich mit Sanktions- und PEP-Datenbanken.
Nebenkosten-ESG & Mietvertrag-Rent Rolls
Verwalten Sie Immobilienbestände datengestützt. Unsere KI erfasst Utility-Abrechnungen von Hunderten Liegenschaften für Ihr CO2-Reporting und gleicht Mietvertrags-Originale mit Stammdaten ab.
- ESG Ingestion: Extrahiert kWh-Verbräuche und Wärmewerte aus Rechnungen direkt in Ihr Nachhaltigkeitsreporting.
- Rent Roll Auditor: Prüft gescannte Gewerbemietverträge nach Indexklauseln und Laufzeitenden zur Vermeidung von Einnahmeverlusten.
Farbformel-Sprachnotiz & WhatsApp-Reaktivierung
Schluss mit mühsamer Karteikarten-Pflege. Nach jedem Kundenbesuch diktiert der Stylist eine kurze Sprachnotiz ein. Das System erfasst Mischverhältnisse und Kundenpräferenzen. Automatisierte Messenger-Angebote füllen Buchungslücken proaktiv.
- Farbformel-Voice-CRM: Überträgt Sprachaufzeichnungen ("Mrs. Müller: Balayage mit 6% Wella, mag Cappuccino") strukturiert ins Kundenprofil.
- WhatsApp-Geburtstags-Bot: Sendet Kunden personalisierte Gutscheine und Direkt-Buchungslinks 2 Wochen vor ihrem Geburtstag.
Allergie-Risikochecker & Abo-Follow-up
Erhöhen Sie die Behandlungssicherheit und den Produktabsatz. Die KI scannt digitale Hautfragebögen auf Risiko-Inhaltsstoffe und steuert automatisierte Nachbehandlungstipps per WhatsApp zur Produktreaktivierung.
- Allergie-Risikochecker: Warnt die Kosmetikerin vor Behandlungsbeginn bei Unverträglichkeiten (z.B. Teebaumöl, Retinol).
- Abo-Follow-up: Sendet Kunden 3 Wochen nach Microneedling-Terminen Pflegetipps und Produktempfehlungen für Zuhause.
Saisonales Spa-Pricing & Gutschein-Abwickler
Optimieren Sie Ihre Auslastung an besuchsarmen Wochentagen. Die KI berechnet Last-Minute-Preise für Massageslots und automatisiert den kompletten Online-Gutscheinverkauf inklusive Rechnungslegung.
- Auslastungs-Pricing: Reduziert Preise für freie Wellnessslots an Dienstagen/Mittwochs und steuert Werbung aus.
- Gutschein-Dispatcher: Erzeugt, signiert und versendet Geschenkgutscheine als PDF direkt nach der Online-Zahlung.
Sommelier-CRM & Allergen-Tagging
Schaffen Sie ein einzigartiges Gasterlebnis. Die KI wertet Gästenotizen in Reservierungen aus, gleicht sie mit Weinkarten ab und schlägt Empfehlungen vor. Speisekarten werden vollautomatisch übersetzt und Allergene datenschutzkonform getaggt.
- Sommelier CRM: Bereitet Anlässe und Weinpräferenzen aus dem Reservierungssystem als Sommelier-Briefing auf.
- Allergen-Tagger: Übersetzt Speisekarten in 4 Sprachen und scannt Rezepturen nach kennzeichnungspflichtigen Allergenen.
Rezeptur-Skalierer & Schichtplaner
Reduzieren Sie Kalkulationsfehler und Lebensmittelabfälle bei Großevents. Die KI rechnet Menü-Auswahlen auf genaue Einkaufslisten um. Der Schichtplan-Verteiler regelt Mitarbeiterzusagen vollautomatisch per WhatsApp.
- Rezept-Skalierer: Berechnet auf Basis der Gästezahlen die benötigten Gramm-Einkaufsmengen der Lieferanten und erstellt Bestellzettel.
- WhatsApp-Schichtplaner: Schreibt Service-Kräfte an, gleicht Bestätigungen ab und pflegt den Catering-Einsatzplan.
Wetter-Einkaufsprognose & Kassenprüfer
Minimieren Sie Abschreibungen im Tagesgeschäft. Die KI analysiert Wetterberichte, Feiertage und Events in der Umgebung zur Bedarfsplanung frischer Lebensmittel. POS-Berichte und Safe-Abrechnungen werden automatisch abgeglichen.
- Bedarfs-Forecaster: Prognostiziert benötigte Brötchen- oder Salatbestellmengen zur Reduktion von Food-Waste.
- Safe-Auditor: Gleicht Kassenberichte mit Tresor-Einzahlungsbelegen ab und meldet Differenzen an den Betriebsleiter.
Sommelier-Tipp: Spätburgunder Großes Gewächs Meyer-Näkel vorschlagen.
Automatisierung, die sich rechnet.
Wir automatisieren keine Prozesse, weil es technisch cool ist — sondern weil jede gesparte Arbeitsstunde direkt in Ihrer Kalkulation sichtbar wird.
Bevor wir etwas bauen, fragen wir: Was kostet dieser Prozess Sie aktuell? Was kostet die Automatisierung? Wann hat sie sich amortisiert? Erst dann fangen wir an.
administrativen Routinen
neue Kundenanfragen
Datenverarbeitung
Von 0 auf 100, mit Grunow Marketing
Vier klare Schritte, keine Agentur-Bürokratie. Direkte Kommunikation, schnelle Ergebnisse.
Potenzial entdecken
Gemeinsamer Deep-Dive in Ihre Prozesse. Wo verlieren Sie Zeit? Wo liegt ungenutztes Automatisierungspotenzial?
Lösung designen
Wir entwickeln die technische Architektur: welche Tools, welche Integrationen, welche wirtschaftlichen Auswirkungen realistischerweise zu erwarten sind.
Bauen & Testen
Agile Umsetzung mit laufenden Reviews. Sie sehen Fortschritt in Tagen, nicht Monaten. Go-Live mit vollständiger Dokumentation.
Wachsen lassen
Nach dem ersten Modul folgen die nächsten. Monitoring, Optimierung und Skalierung auf weitere Unternehmensbereiche.
Was kostet der Status quo?
Berechnen Sie, wie viel Wert gebundene Mitarbeiterzeit heute vernichtet — und was KI-Automatisierung realistisch freisetzen kann.
Kostenschätzung manuelle Prozesse
Passen Sie die Regler an Ihre Situation an. Das Ergebnis zeigt das theoretische Einsparpotenzial durch Automatisierung der gewählten Aufgaben.
Was Sie vor dem Erstgespräch wissen sollten.
Lohnt sich Automatisierung für meinen Betrieb überhaupt?
Das klären wir vor jedem Projekt mit einer einfachen Rechnung: Was kostet Sie ein Prozess heute (Zeit × Stundensatz), was kostet die Automatisierung, wann ist sie amortisiert? Erst wenn sich das rechnet, setzen wir um. Faustregel: Sobald eine wiederkehrende Aufgabe mehrere Stunden pro Woche bindet, lohnt sich der genauere Blick.
Was lässt sich konkret automatisieren?
Typisch sind Anfragebearbeitung, Angebots- und Dokumentenversand, Terminvergabe, Datenübertragung zwischen Systemen, Reporting und Erinnerungen. Wir automatisieren keinen Prozess, weil es technisch geht — sondern die, die Ihnen messbar Zeit zurückgeben.
Ersetzt KI dann meine Mitarbeiter?
Nein. Ziel ist, Routine- und Fleißarbeit zu übernehmen, damit sich Ihr Team auf das konzentriert, was Menschen besser können — Beratung, Beziehungen, Entscheidungen. Automatisierung entlastet, sie ersetzt nicht.
Wie sieht es mit Datenschutz und DSGVO aus?
Datenschutz ist Teil der Architektur, nicht ein Nachgedanke. Wo möglich setzen wir auf europäische bzw. selbst-gehostete Lösungen (z. B. n8n), klären Auftragsverarbeitung und Datenflüsse vorab und dokumentieren sie nachvollziehbar.
Müssen wir unsere bestehenden Tools wechseln?
In der Regel nicht. Wir setzen auf Schnittstellen (APIs) und verbinden Ihre vorhandenen Systeme — CRM, Buchhaltung, DATEV, Kalender. Die Automatisierung legt sich über Ihren Stack, statt ihn zu ersetzen.
Wie läuft ein Projekt ab — und wie lange dauert es?
Erstgespräch → Prozess-Analyse mit Wirtschaftlichkeitsrechnung → Umsetzung einzelner Workflows → Test und Feinschliff. Erste lauffähige Automatisierungen stehen je nach Umfang oft innerhalb weniger Wochen, nicht Monate.
Bereit, Prozesse in Marge zu verwandeln?
Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch. Wir klären Ihre Anforderungen und entwerfen eine passende Strategie für Ihre Workflows.